PROCEDURA DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. CEL PROCEDURY
- Celem niniejszej procedury jest:
- określenie zasady zgłaszania niedozwolonych działań i zaniechań, które stanowią lub mogą stanowić naruszenie lub nakłanianie do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa i mogą stanowić naruszenie interesów Spółki (zwane dalej „nieprawidłowościami”).
- utworzenie wewnętrznego kanału umożliwiającego zgłaszanie nieprawidłowości w Spółce oraz zapewnienie poufności i ochronę tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia nieprawidłowości (zwanego dalej „Sygnalistą” lub „Zgłaszającym”), jak również jej ochronę przed działaniami odwetowymi,
- promowanie i nadzór nad zgodnością z prawem i etyką biznesu działań pracowników, współpracowników oraz organów Spółki.
2. PODSTAWY PRAWNE PROCEDURY
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
3. PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA
- Niniejszą procedurę stosuje się do wszelkich rodzajów naruszeń i nieprawidłowości obejmujących zamierzone nadużycia i/lub zaniechania niezgodne z prawem lub powszechnie obowiązującymi normami postępowania, w tym w szczególności dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa transportu;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- Interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
- Niniejsza procedura ma zastosowanie do osób dokonujących zgłoszenia, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w szczególności do:
- osób posiadających status pracownika w rozumieniu art. 2 Ustawy Kodeks Pracy oraz art. 2 pkt. 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych na podstawie umowy o pracę, wyboru, powołania, mianowania;
- byłych pracowników;
- osób ubiegających się o zatrudnienie;
- osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorców;
- prokurentów;
- akcjonariuszy lub wspólników;
- członków organów statutowych Spółki;
- osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażystów i praktykantów.
- 3.3. Postanowienia procedury obejmują także:
- osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszeń;
- osoby, które są powiązane z sygnalistą;
- podmioty prawne, które stanowią własność sygnalisty, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.
4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA
- Koordynator ds. Naruszeń odpowiada za wdrożenie postanowień niniejszej procedury oraz prowadzi nadzór nad przestrzeganiem procedury wśród pracowników CM SANITAS.
- Każdy pracownik CM SANITAS postępuje zgodnie z zasadami zawartymi w procedurze.
5. DEFINICJE I TERMINOLOGI
- Ilekroć w niniejszej Procedurze mowa jest o:
- Sygnalista – osoba, która zgłasza wewnątrz organizacji lub na zewnątrz (organom ścigania lub podmiotom nadzorującym) naruszenia norm prawnych, o których dowiedziała się w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych w Spółce.
- Działaniu następczym - rozumie się przez to działania podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
- Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
- Działanie w dobrej wierze - rozumie się przez to działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może być nieprawidłowością;
- Informacja o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
- Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
- Komisji Wyjaśniającej - rozumie się przez to bezstronną osobę lub komórkę organizacyjną powołaną do podejmowania Działań Następczych w związku z przyjętym Zgłoszeniem Naruszenia;
- Kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
- Naruszeniu – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem i dotyczy dziedzin objętych zakresem przedmiotowym określonym w niniejszej Procedurze;
- Osobie dokonującej zgłoszenie, Zgłaszający – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
- Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba, która dopuściła się naruszenia, jest powiązana;
- Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
- Osobie powiązanej z sygnalistą- rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 §11 Kodeksu karnego;
- Koordynator ds. Naruszeń – rozumie się przez to osobę w ramach struktury organizacyjnej Spółki upoważnionej do zarządzania procesem przyjmowania i oceny zasadności zgłoszeń dotyczących niezgodności, prowadzenia działań wyjaśniających oraz podejmowania odpowiednich działań następczych;
- Spółce – rozumie się przez to Centrum Medyczne SANITAS Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie;
- Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne, przekazane Spółce informacji o naruszeniu prawa.
6. OPIS POSTĘPOWANIA
- 6.1. ZASADY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ
- 6.1.1 Zgłoszenie naruszenia dokonywane jest z podaniem danych osobowych umożliwiających identyfikację osoby zgłaszającej naruszenie i nawiązanie z nią kontaktu.
- 6.1.2 Zgłoszenia anonimowe lub uniemożliwiające identyfikację osoby zgłaszającej naruszenia będą rozpatrywane poza trybem określonym w niniejszej procedurze oraz przepisach dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.
- 6.1.3 Za punkt przyjmowania zgłoszeń naruszeń odpowiada Koordynator ds. Naruszeń.
- 6.1.4 Zarząd Spółki zapewnia, iż Koordynator ds. Naruszeń jest osobą niezależną i bezstronną.
- 6.1.5 W przypadku stwierdzenia, iż Koordynator ds. Naruszeń nie spełnia warunków niezależności i bezstronności, należy niezwłocznie o tym fakcie poinformować Zarząd Spółki, wskazując konkretną sytuację lub okoliczność, które budzą wątpliwości co do niezależności i bezstronności Koordynatora. Zarząd Spółki zobowiązany jest w takiej sytuacji do podjęcia natychmiastowych działań mających na celu wyjaśnienie sytuacji oraz, w razie potrzeby, zmianę osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń naruszeń.
- 6.1.6 Zgłoszenie naruszenia może być dokonane w jeden z niżej podanych sposobów:
- 6.1.6.1. za pośrednictwem dedykowanej skrzynki poczty elektronicznej na adres email: sygnalisci@cmsanitas.pl;
- 6.1.6.2. w formie listu sporządzonego na papierze i skierowanego na adres korespondencyjny Spółki: Centrum Medyczne SANITAS Sp. z o.o., ul. Okopowa 3, 20-022 Lublin, w podwójnej kopercie, gdzie wewnętrzną kopertę należy opatrzyć dodatkowo dopiskiem „SYGNALISTA”;
- 6.1.7. Zgłoszenie dokonane w inny sposób, niż zostało to określone powyżej w pkt 6.1.6. nie będzie rozpatrywane w trybie przewidzianym w niniejszej procedurze.
- 6.1.8. W przypadku zgłoszenia naruszenia dokonanego tradycyjnie, o którym mowa w pkt. 6.1.6.2. powyżej, osoba przyjmująca przesyłkę jest zobowiązana do bezzwłocznego przekazania nienaruszonej wewnętrznej koperty do Koordynatora ds. Naruszeń.
- 6.1.9. Składane zgłoszenie naruszenia powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno obejmować co najmniej następujące informacje:
- 6.1.9.1 dane osoby zgłaszającej nieprawidłowość, w tym dane kontaktowe;
- 6.1.9.2 datę oraz miejsce wystąpienia nieprawidłowości;
- 6.1.9.3 szczegółowy opis zgłaszanej nieprawidłowości;
- 6.1.9.4 dane osoby lub osób, które są lub mogły być sprawcami naruszenia;
- 6.1.9.5 jeżeli ma zastosowanie, dane innych osób mających wiedzę na temat nieprawidłowości (świadkowie, osoby pokrzywdzone itp.), w tym ich dane kontaktowe;
- 6.1.9.6 jeżeli ma zastosowanie, dane osób powiązanych z sygnalistą;
- 6.1.9.7 wskazanie dowodów potwierdzających wystąpienie naruszenia, w tym wskazanie które przepisy prawa lub wewnętrzne procedury zostały naruszone, a także wszelkie inne informacje uprawdopodabniające wystąpienie nieprawidłowości lub uzasadniających jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie zgłoszenia.
- 6.1.10. Zgłoszenie naruszenia może być dokonane tylko w dobrej wierze, tj. odnosić się do rzeczywistych zdarzeń mogących stanowić naruszenie. Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze odnoszące się do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, z zachowaniem należytej staranności i gwarancją braku możliwości uzyskaniu dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz gwarantują ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.
- 6.2 INFORMACJE ZWROTNE
- 6.2.1 Po otrzymaniu zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej procedurze, sygnalista będzie informowany o:
- 6.2.1.1. przyjęciu zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu, w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia jego otrzymania zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 1 - F-P/ADM-027-01 do niniejszej procedury;
- 6.2.1.2. wynikach postępowania, w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
- 6.2.2. Jeżeli zgłoszenie zostało odrzucone, Koordynator ds. Naruszeń w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w ppkt. 6.2.1.1., przedstawia powód odrzucenia zgłoszenia.
- 6.2.3. W przypadku stwierdzenia naruszenia, Koordynator ds. Naruszeń w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w ppkt. 6.2.1.2, dodatkowo przekazuje informacje o wynikach przeprowadzonego postępowania oraz podjętych działaniach następczych.
- 6.2.4. W przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, wyżej wskazany 3 miesięczny termin na przekazanie informacji dot. wyników postępowania, o którym mowa jest powyżej w ppkt. 6.2.1.2., liczy się od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
- 6.2.5. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z osobą zgłaszającą z powodów nie leżących po stronie Spółki, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych, odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń.
- 6.3. POUFNOŚĆ INFORMACJI
- 6.3.1. Spółka zapewnia adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne zapewniające poufność tożsamości sygnalisty, osoby której zgłoszenie dotyczy, a także innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub których dane osobowe zostały uzyskane w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności osób pomagających w zgłoszeniu, świadków naruszenia, osób powiązanych z sygnalistą.
- 6.3.2. Poufnością objęte są także informacje uzyskane w procesie obsługi zgłoszenia naruszenia, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób wskazanych powyżej.
- 6.3.3. Zarząd Spółki udziela dostępu do danych osobowych oraz informacji wskazanych w zgłoszeniu wyłącznie osobom, które zostały do ich przetwarzania upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
- 6.3.4. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej wyraźnej zgody.
- 6.3.5. Spółka może ujawnić dane sygnalisty bez wyraźnej zgody w przypadku ujawnienia ich:
- 6.3.5.1. właściwym organom publicznym lub sądom, kiedy ujawnienie tych danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez te organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie;
- 6.3.5.2. innym osobom powołanym przez Koordynator ds. Naruszeń do wyjaśniania zgłoszenia, jeżeli będzie to konieczne i proporcjonalne dla wyjaśnienia sprawy.
- 6.3.6. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może skutkować wszczęciem postępowania prawno-dyscyplinarnego wobec osoby, która dopuściła się takiego naruszenia.
- 6.4. SPOSÓB ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ
- 6.4.1. Po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia Koordynator ds. Naruszeń przeprowadza wstępną weryfikację zgłoszenia w następującym zakresie:
- 6.4.1.1. czy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę, która uzyskała informację na temat naruszenia w kontekście związanym w pracą, zgodnie z pkt. 3.2. niniejszej procedury;
- 6.4.1.2. czy zgłoszenie zawiera informacje umożliwiające ustalenie tożsamości osoby zgłaszającej naruszenie;
- 6.4.1.3. czy zgłoszenie może dotyczyć co najmniej jednego z naruszeń określonych w pkt 3.1. niniejszej procedury;
- 6.4.1.4. czy zgłoszenie zawiera niezbędne informacje do jego rozpatrzenia.
- 6.4.2. Po dokonaniu wstępnej weryfikacji Koordynator ds. Naruszeń przesyła w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia informację zwrotną dotyczącą przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia, na zasadach określonych w rozdziale 4 niniejszej procedury.
- 6.4.3. Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia, o której mowa powyżej w pkt 6.4.1. nie wykaże żadnych braków formalnych, Koordynator ds. Naruszeń przekazuje zgłoszenie do dalszego rozpatrzenia przez Komisję Wyjaśniającą na zasadach określonych w rozdziale 6.5. niniejszej procedury.
- 6.4.1. Po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia Koordynator ds. Naruszeń przeprowadza wstępną weryfikację zgłoszenia w następującym zakresie:
- 6.5. KOMISJA WYJAŚNIAJĄCA
- 6.5.1.Koordynator ds. Naruszeń ma uprawnienie do tworzenia Komisji Wyjaśniającej. Komisja ta składać się będzie z osób posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie, które umożliwią efektywne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i naprawczego.
- 6.5.2. Dla zapewnienia niezależności i obiektywizmu, skład Komisji Wyjaśniającej powinien być co najmniej 3-osobowy, przy czym jednym z członków Komisji jest Koordynator ds. Naruszeń.
- 6.5.3.Jeżeli okoliczności zgłoszenia naruszenia będą tego wymagały, skład Komisji może zostać zmieniony lub rozszerzony o osoby, w tym zewnętrznych ekspertów, których obecność w Komisji Wyjaśniającej jest niezbędna do dokonania prawidłowej oceny zgłoszonego naruszenia oraz podjęcia odpowiednich działań następczych.
- 6.5.4.Członkiem Komisji nie mogą być osoby, gdzie istnieje wysokie ryzyko braku obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia, w tym w szczególności:
- 6.5.4.1. sygnalista;
- 6.5.4.2. osoba, której dotyczy zgłoszenie;
- 6.5.4.3. osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
- 6.5.4.4. osoba powiązana z sygnalistą.
- 6.5.5. Koordynator ds. Naruszeń przed powołaniem członków do Komisji, upewnia się co do ich obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia.
- 6.5.6. Przed dopuszczeniem członków Komisji do sprawy, każda z tych osób:
- 6.5.6.1. podpisuje oświadczenie o bezstronności, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 2- F-P/ADM-27-2 do niniejszej procedury;
- 6.5.6.2. podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą procedurą, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 - F-P/ADM-27-3 do niniejszej procedury;
- 6.5.6.3. podpisuje oświadczenie o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonego postępowania, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 4 - F-P/ADM-27-4 do niniejszej procedury.
- 6.5.7. Dodatkowo, przed dopuszczeniem członków Komisji do sprawy, Koordynator ds. Naruszeń na podstawie pełnomocnictwa Zarządu Spółki upoważnia członków Komisji do przetwarzania danych osobowych na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i naprawczego.
- 6.5.8. Koordynator ds. Naruszeń zobowiązany jest do skompletowania i zarchiwizowania dokumentów, o których mowa powyżej w pkt 6.5.6 oraz 6.5.7.
- 6.5.9. W przypadku powzięcia informacji, iż w trakcie prowadzonego postępowania istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do obiektywności i bezstronności członka Komisji Wyjaśniającej, członek taki jest niezwłocznie wyłączany przez Koordynatora ds. Naruszeń z dalszego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania wraz z uzasadnieniem powodu odsunięcia członka Komisji Wyjaśniającej.
- 6.5.10. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej w pkt 6.5.9, Koordynator ds. Naruszeń może wyznaczyć innego członka Komisji Wyjaśniającej.
- 6.6. POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE I NAPRAWCZE
- 6.6.1. Komisja Wyjaśniająca dokonuje bez zbędnej zwłoki czynności mające na celu zapoznanie się z treścią zgłoszenia, ustalenie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz ustalenie podstaw do dalszego rozpoznania treści zgłoszenia w toku postępowania wyjaśniającego.
- 6.6.2. Postępowanie wyjaśniające ma na celu wyjaśnienie wszelkich okoliczności związanych ze zgłoszeniem, głównie zgromadzenie niezbędnej dokumentacji, zebranie i ocenę materiałów dowodowych w sprawie, przesłuchanie świadków.
- 6.6.3. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią otrzymanego zgłoszenia nieprawidłowości Komisja Wyjaśniająca stwierdzi, iż ze względu na skomplikowany charakter zgłoszenia istnieje potrzeba włączenia do udziału w postępowaniu wyjaśniającym dodatkowych osób, Komisja może powołać ekspertów lub specjalistów w odpowiednich dziedzinach. Dołączenie dodatkowych osób powinno odbywać się w sposób zapewniający obiektywizm i kompetencję w procesie wyjaśniania zgłoszenia, a ich udział powinien być odpowiednio udokumentowany w protokołach dochodzenia. Dodatkowo, Koordynator ds. Naruszeń zobowiązany jest do skompletowania i zarchiwizowania dokumentów, o których mowa w pkt 6.5.6 oraz 6.5.7.
- 6.6.4. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze oraz uzyskane informacje są wystarczające do dalszej oceny zgłoszenia, Komisja Wyjaśniająca podejmuje czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie rzeczywistych okoliczności zgłoszonego naruszenia oraz podejmuje stosowne działania następcze.
- 6.6.5. Jeżeli to konieczne, Komisja Wyjaśniająca poprzez Koordynator ds. Naruszeń może:
- 6.6.5.1. zwracać się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych informacji lub dostarczenie dodatkowych dowodów potwierdzających zdarzenie będące przedmiotem zgłoszenia;
- 6.6.5.2. zwracać się do innych osób mogących mieć wiedzę na temat zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji;
- 6.6.5.3. zwracać się do osób wskazanych jako sprawcy zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji.
- 6.6.6. Wszelkie działania mające na celu uzyskanie dodatkowych informacji od osób wskazanych w ppkt 6.6.5 prowadzone są w sposób zapewniający poufność informacji, o której mowa w rozdziale 8 niniejszej procedury.
- 6.6.7. Komisja Wyjaśniająca odstępuje od postępowania wyjaśniającego w następujących przypadkach:
- 6.6.7.1. podane w zgłoszeniu informacje są niewystarczające i nie udało się uzyskać od osoby zgłaszającej dodatkowych informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
- 6.6.7.2. ustalono, iż zgłoszenie zostało dokonane w złej wierze.
- 6.6.8. Jeżeli Komisja Wyjaśniająca w trakcie prowadzonych czynności potwierdzi zasadność zgłoszenia naruszenia, wydaje rekomendacje dotyczące działań naprawczych lub zapobiegawczych mających na celu naprawienie istniejącej sytuacji będącej przedmiotem zgłoszenia lub podejmuje działania eliminujące podobne zdarzenia w przyszłości. Działania te mogą polegać w szczególności na:
- 6.6.8.1. wszczęciu postępowania dyscyplinarnego względem osób, które dopuściły się naruszenia, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi;
- 6.6.8.2. modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przyszłości podobnych naruszeń, wzmocnienie kontroli oraz poprawę systemów prewencji;
- 6.6.8.3. dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości Pracowników w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;
- 6.6.8.4. zmianie częstotliwości audytów obszaru, którego przedmiotowo dotyczyło zgłoszenie w celu monitorowaniu skuteczności wdrożonych działań naprawczych;
- 6.6.8.5. zmianach strukturalnych i przesunięciach kompetencji mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowo dotyczyły zgłoszenia oraz ciągłe doskonalenie organizacji w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami, itp.
- 6.6.8.6. podjęciu odpowiednich środków prawnych (w zależności od charakteru zdarzenia i jego kontekstu), w tym na ewentualnych działaniach procesowych, zapewniających skuteczną ochronę praw i interesów Spółki.
- 6.6.9. Jeśli w wyniku prowadzonego postępowania Komisja Wyjaśniająca stwierdzi, iż naruszenie może mieć znamiona przestępstwa, podejmuje decyzję o zgłoszeniu podejrzenia popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania.
- 6.6.10. W przypadku, gdy proponowane działania naprawcze wymagają zatwierdzenia przez Zarząd Spółki, Koordynator ds. Naruszeń przedstawia Zarządowi do akceptacji kompleksowy plan działań naprawczych. Przedstawienie planu działań naprawczych odbywa się z zachowaniem pełnej poufności informacji, zgodnie z wymogami określonymi w rozdziale 6 niniejszej procedury.
- 6.6.11.Zarząd Spółki dokonuje dokładnej oceny przedstawionego planu działań naprawczych. W oparciu o analizę, Zarząd podejmuje decyzję o akceptacji, odrzuceniu lub modyfikacji planu działań naprawczych.
- 6.7.DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWANIA
- 6.7.1. Działania Komisji Wyjaśniającej powinny być udokumentowane. W szczególności dokumentacja powinna obejmować:
- 6.7.1.1. korespondencję elektroniczną i tradycyjną;
- 6.7.1.2. notatki, np. ze spotkań Komisji, z przeprowadzonych rozmów;
- 6.7.1.3. raporty;
- 6.7.1.4. ewidencje;
- 6.7.1.5. dokumentację zdjęciową;
- 6.7.1.6. pozostałe udokumentowane informacje uzyskane w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego.
- 6.7.2. Komisja Wyjaśniająca zobligowana jest także do sporządzenia protokołu zawierającego w szczególności:
- 6.7.2.1. szczegółowy opis naruszenia;
- 6.7.2.2. wskazanie przepisów, norm lub standardów, które zostały naruszone;
- 6.7.2.3. opis przeprowadzonych czynności wyjaśniających;
- 6.7.2.4. plan działań naprawczych wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji oraz osób lub komórek organizacyjnych Spółki odpowiedzialnych za ich wykonanie.
- 6.7.3. Protokół, o którym mowa w pkt 6.7.2. ma formę pisemną, w tym formę elektroniczną.
- 6.7.4. Dokumentacja, o której mowa w pkt 6.7.1. oraz 6.7.2. przechowywana jest przez Koordynator ds. Naruszeń przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
- 6.7.5. Akta sprawy, o których mowa w pkt 6.7.4. przechowywane są z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poufność, integralność i dostępność informacji w niej zawartych.
- 6.7.1. Działania Komisji Wyjaśniającej powinny być udokumentowane. W szczególności dokumentacja powinna obejmować:
- 6.8. REJESTR ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ
- 6.8.1.Każde zgłoszenie naruszenia, podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
- 6.8.2. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru jest Koordynator ds. Naruszeń.
- 6.8.3. W Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych gromadzi się w szczególności następujące dane:
- 6.8.3.1. unikalny numer sprawy;
- 6.8.3.2. przedmiot naruszenia;
- 6.8.3.3. dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
- 6.8.3.4. adres do kontaktu zgłaszającego;
- 6.8.3.5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
- 6.8.3.6. informację o podjętych działaniach następczych;
- 6.8.3.7. datę zakończenia sprawy.
- 6.8.4. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych może być prowadzony w formie pisemnej, w tym formie elektronicznej.
- 6.8.5. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych przechowywany jest w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności i dostępności informacji w nim zawartych.
- 6.8.6. Koordynator ds. Naruszeń dokonuje wpisów rejestrze w sposób rzetelny, odzwierciedlający faktyczny przebieg czynności podjętych w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia.
- 6.8.7. Dane zawarte w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych dotyczące danego zgłoszenia przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
- 6.8.8. W przypadku zgłoszeń odrzuconych, dane te są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zgłoszenie zostało odrzucone.
- 6.9. OCHRONA SYGNALISTY
- 6.9.1. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
- 6.9.2. Spółka podejmuje działania mające na celu ochronę sygnalistów oraz osób im pomagających lub osób z nimi powiązanych przed działaniami odwetowymi, w tym przed groźbami lub próbami podejmowania działań o charakterze represyjnym.
- 6.9.3. Sygnalista jest chroniony na mocy przepisów o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że miała ona uzasadnione przesłanki, aby sądzić, iż informacje będące przedmiotem zgłoszenia dotyczą interesu publicznego, są prawdziwe w momencie zgłoszenia i stanowią informację o naruszeniu prawa.
- 6.9.4. Zgłoszenia dokonane w złej wierze nie będą rozpatrywane zgodnie z niniejszą procedurą, a osoba dokonująca takiego zgłoszenia nie będzie objęta ochroną, o której mowa w punkcie 6.9.3. Wyłączenie ochrony dotyczy również odpowiednio osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych wspierających zgłaszającego lub z nim powiązanych, w szczególności będących jego własnością lub zatrudniających zgłaszającego.
- 6.9.5. Zabronione działania odwetowe obejmują w szczególności:
- 6.9.5.1. zwolnienie;
- 6.9.5.2. zawieszenie;
- 6.9.5.3. przymusowy urlop bezpłatny;
- 6.9.5.4. degradację, wstrzymanie awansu;
- 6.9.5.5. przekazanie obowiązków, zmianę miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmianę godzin pracy;
- 6.9.5.6. wstrzymanie szkoleń;
- 6.9.5.7. negatywną ocenę wyników, negatywną opinię o pracy;
- 6.9.5.8. zastosowanie środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary (w tym finansowej);
- 6.9.5.9. przymus, zastraszenie, mobbing, wykluczenie;
- 6.9.5.10. dyskryminację, niekorzystne traktowanie;
- 6.9.5.11. odmówienie zawarcia umowy na czas nieokreślony;
- 6.9.5.12. nieprzedłużenie lub wcześniejsze rozwiązanie umowy;
- 6.9.5.13. naruszenie dobrego imienia;
- 6.9.5.14. stratę finansową, stratę gospodarczą, utratę dochodu;
- 6.9.5.15. umieszczenie na czarnej liście w ramach porozumienia sektorowego lub branżowego;
- 6.9.5.16. wcześniejsze rozwiązanie umowy o świadczenie usług;
- 6.9.5.17. odebranie licencji lub zezwolenia;
- 6.9.5.18. skierowanie na badania psychiatryczne lub lekarskie, itp.
- 6.9.6. Osoby objęte ochroną, które doświadczą jakichkolwiek form działania odwetowego w związku z dokonanym zgłoszeniem, zgłaszają ww. działania odwetowe bezpośrednio do Koordynatora ds. Naruszeń.
- 6.9.7.W przypadku stwierdzenia podjęcia działań odwetowych w związku ze zgłoszonym naruszeniem względem osób objętych podmiotowo niniejszą Procedurą, Spółka podejmuje niezwłocznie działania dyscyplinujące względem osoby lub osób, które dopuściły się ww. działań odwetowych.
- 6.10.ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ZGŁOSZENIA W ZŁEJ WIERZE
- 6.10.1. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
- 6.10.2. Dokonywanie zgłoszeń w złej wierze jest także zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
- 6.10.3.Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od zgłaszającego w złej wierze.
- 6.11.ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE
- 6.11.1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- 6.11.2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do właściwego dla danej kategorii naruszenia organu publicznego.
- 6.11.3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich w przypadku, w którym Sygnalista nie może określić organu publicznego właściwego do przyjęcia zgłoszenia.
- 6.11.4. Zgłoszenia zewnętrznego, dotyczącego przestępstwa, dokonuje się Policji.
- 6.11.5. Zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszenia prawa można dokonać także do prokuratora w zakresie stosowania aktów Unii Europejskiej, interesów finansowych Unii lub podatku od osób prawnych, które może stanowić przestępstwo:
- 6.11.5.1. przeciwko interesom finansowym Unii Europejskiej;
- 6.11.5.2. związane z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych;
- 6.11.5.3. dotyczące mienia wielkiej wartości, grożące szkodą wielkiej wartości lub taką szkodę powodujące;
- 6.11.5.4. łapownictwa i płatnej protekcji;
- 6.11.5.5. prania pieniędzy;
- 6.11.5.6. fałszowania oraz obrotu fałszywymi pieniędzmi, środkami lub instrumentami płatniczymi;
- 6.11.5.7. fałszowania faktur oraz posługiwania się takimi fakturami.
- 6.12. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
- 6.12.1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia jest Centrum Medyczne SANITAS Sp. z o. o.
- 6.12.2. Dane osobowe sygnalisty oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dane osobowe zostały pozyskane w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z obowiązującymi w organizacji wewnętrznymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych.
- 6.12.3. Administrator będzie przetwarzał dane osobowe osób wskazanych w pkt 6.12.2. w celach określonych w przepisach prawa, na podstawie: obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 lit. c RODO).
- 6.12.4. Dane osobowe osób wskazanych w pkt 6.12.2. będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku z przyjętym zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami, a w przypadku zgłoszeń, które nie było dalej procedowane ze względu na braki formalne, dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia.
- 6.12.5. Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu innym podmiotom, chyba że za jej wyraźną zgodą.
- 6.12.6. Zapisu pkt 6.12.5. nie stosuje się w przypadku, w którym ujawnienie danych zgłaszającego jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
- 6.12.7. Każda osoba, której dane osobowe zostały pozyskane w ramach prowadzonego postępowania ma prawo żądania dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymywania ich kopii, a także prawo do żądania sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo do wycofania zgody w każdym momencie, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
- 6.12.8. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu (w tym profilowaniu), ani nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
7. DOKUMENTY ZWIĄZANE
- Regulamin Ochrony Danych Osobowych w Centrum Medycznym SANITAS Sp. z o. o.
Treść niniejszej Procedury została opracowana po konsultacjach z przedstawicielem osób świadczących pracę w Centrum Medycznym „SANITAS” sp. z o.o., o którym mowa w przepisie art. 24 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928).
Data obowiązywania: 23.09.2024 r.