PROCEDURA DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. CEL PROCEDURY
1.1. Celem niniejszej procedury jest:
• określenie zasady zgłaszania niedozwolonych działań i zaniechań, które stanowią lub mogą stanowić naruszenie lub nakłanianie do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa i mogą stanowić naruszenie interesów Spółki (zwane dalej „nieprawidłowościami”).
• utworzenie wewnętrznego kanału umożliwiającego zgłaszanie nieprawidłowości w Spółce oraz zapewnienie poufności i ochronę tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia nieprawidłowości (zwanego dalej „Sygnalistą” lub „Zgłaszającym”), jak również jej ochronę przed działaniami odwetowymi,
• promowanie i nadzór nad zgodnością z prawem i etyką biznesu działań pracowników, współpracowników oraz organów Spółki.
2. PODSTAWY PRAWNE PROCEDURY
2.1. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
2.2. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
3. PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA
3.1. Niniejszą procedurę stosuje się do wszelkich rodzajów naruszeń i nieprawidłowości obejmujących zamierzone nadużycia i/lub zaniechania niezgodne z prawem lub powszechnie obowiązującymi normami postepowania, w tym w szczególności dotyczące:
3.1.1. korupcji;
3.1.2. zamówień publicznych;
3.1.3. usług, produktów i rynków finansowych;
3.1.4. przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
3.1.5. bezpieczeństwa transportu;
3.1.6. zdrowia publicznego;
3.1.7. ochrony konsumentów;
3.1.8. ochrony środowiska;
3.1.9. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
3.1.10. ochrony prywatności i danych osobowych;
3.1.11. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
3.1.12. Interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
3.1.13. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
3.2. Niniejsza procedura ma zastosowanie do osób dokonujących zgłoszenia, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w szczególności do:
3.2.1. osób posiadających status pracownika w rozumieniu art. 2 Ustawy Kodeks Pracy oraz art. 2 pkt. 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych na podstawie umowy o pracę, wyboru, powołania, mianowania;
3.2.2. byłych pracowników;
3.2.3. osób ubiegających się o zatrudnienie;
3.2.4. osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
3.2.5. przedsiębiorców;
3.2.6. prokurentów;
3.2.7. akcjonariuszy lub wspólników;
3.2.8. członków organów statutowych Spółki;
3.2.9. osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
3.2.10. stażystów i praktykantów.
3.3. Postanowienia procedury obejmują także:
3.3.1. osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszeń;
3.3.2. osoby, które są powiązane z sygnalistą;
3.3.3. podmioty prawne, które stanowią własność sygnalisty, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.
4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA
4.1. Koordynator ds. Naruszeń odpowiada za wdrożenie postanowień niniejszej procedury oraz prowadzi nadzór nad przestrzeganiem procedury wśród pracowników CM SANITAS.
4.2. Każdy pracownik CM SANITAS postępuje zgodnie z zasadami zawartymi w procedurze.
5. DEFINICJE I TERMINOLOGI
5.1. Ilekroć w niniejszej Procedurze mowa jest o:
5.1.1. Sygnalista – osoba, która zgłasza wewnątrz organizacji lub na zewnątrz (organom ścigania lub podmiotom nadzorującym) naruszenia norm prawnych, o których dowiedziała się w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych w Spółce.
5.1.2. Działaniu następczym - rozumie się przez to działania podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
5.1.3. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
5.1.4. Działanie w dobrej wierze - rozumie się przez to działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może być nieprawidłowością;
5.1.5. Informacja o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5.1.6.Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
5.1.7. Komisji Wyjaśniającej - rozumie się przez to bezstronną osobę lub komórkę organizacyjną powołaną do podejmowania Działań Następczych w związku z przyjętym Zgłoszeniem Naruszenia;
5.1.8. Kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
5.1.9. Naruszeniu – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem i dotyczy dziedzin objętych zakresem przedmiotowym określonym w niniejszej Procedurze;
5.1.10. Osobie dokonującej zgłoszenie, Zgłaszający – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
5.1.11. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba, która dopuściła się naruszenia, jest powiązana;
5.1.12. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
5.1.13. Osobie powiązanej z sygnalistą- rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 §11 Kodeksu karnego;
5.1.14. Koordynator ds. Naruszeń – rozumie się przez to osobę w ramach struktury organizacyjnej Spółki upoważnionej do zarządzania procesem przyjmowania i oceny zasadności zgłoszeń dotyczących niezgodności, prowadzenia działań wyjaśniających oraz podejmowania odpowiednich działań następczych;
5.1.15. Spółce – rozumie się przez to Centrum Medyczne SANITAS Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie;
5.1.16. Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne, przekazane Spółce informacji o naruszeniu prawa.
6. OPIS POSTĘPOWANIA
6.1. ZASADY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ
6.1.1 Zgłoszenie naruszenia dokonywane jest z podaniem danych osobowych umożliwiających identyfikację osoby zgłaszającej naruszenie i nawiązanie z nią kontaktu.
6.1.2 Zgłoszenia anonimowe lub uniemożliwiające identyfikację osoby zgłaszającej naruszenia będą rozpatrywane poza trybem określonym w niniejszej procedurze oraz przepisach dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.
6.1.3 Za punkt przyjmowania zgłoszeń naruszeń odpowiada Koordynator ds. Naruszeń.
6.1.4 Zarząd Spółki zapewnia, iż Koordynator ds. Naruszeń jest osobą niezależną i bezstronną.
6.1.5 W przypadku stwierdzenia, iż Koordynator ds. Naruszeń nie spełnia warunków niezależności i bezstronności, należy niezwłocznie o tym fakcie poinformować Zarząd Spółki, wskazując konkretną sytuację lub okoliczność, które budzą wątpliwości co do niezależności i bezstronności Koordynatora. Zarząd Spółki zobowiązany jest w takiej sytuacji do podjęcia natychmiastowych działań mających na celu wyjaśnienie sytuacji oraz, w razie potrzeby, zmianę osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń naruszeń.
6.1.6 Zgłoszenie naruszenia może być dokonane w jeden z niżej podanych sposobów:
6.1.6.1. za pośrednictwem dedykowanej skrzynki poczty elektronicznej na adres email: sygnalisci@cmsanitas.pl;
6.1.6.2. w formie listu sporządzonego na papierze i skierowanego na adres korespondencyjny Spółki: Centrum Medyczne SANITAS Sp. z o.o., ul. Okopowa 3, 20-022 Lublin, w podwójnej kopercie, gdzie wewnętrzną kopertę należy opatrzyć dodatkowo dopiskiem „SYGNALISTA”;
6.1.7. Zgłoszenie dokonane w inny sposób, niż zostało to określone powyżej w pkt 6.1.6. nie będzie rozpatrywane w trybie przewidzianym w niniejszej procedurze.
6.1.8. W przypadku zgłoszenia naruszenia dokonanego tradycyjnie, o którym mowa w pkt. 6.1.6.2. powyżej, osoba przyjmująca przesyłkę jest zobowiązana do bezzwłocznego przekazania nienaruszonej wewnętrznej koperty do Koordynatora ds. Naruszeń.
6.1.9. Składane zgłoszenie naruszenia powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno obejmować co najmniej następujące informacje:
6.1.9.1 dane osoby zgłaszającej nieprawidłowość, w tym dane kontaktowe;
6.1.9.2 datę oraz miejsce wystąpienia nieprawidłowości;
6.1.9.3 szczegółowy opis zgłaszanej nieprawidłowości;
6.1.9.4 dane osoby lub osób, które są lub mogły być sprawcami naruszenia;
6.1.9.5 jeżeli ma zastosowanie, dane innych osób mających wiedzę na temat nieprawidłowości (świadkowie, osoby pokrzywdzone itp.), w tym ich dane kontaktowe;
6.1.9.6 jeżeli ma zastosowanie, dane osób powiązanych z sygnalistą;
6.1.9.7 wskazanie dowodów potwierdzających wystąpienie naruszenia, w tym wskazanie które przepisy prawa lub wewnętrzne procedury zostały naruszone, a także wszelkie inne informacje uprawdopodabniające wystąpienie nieprawidłowości lub uzasadniających jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie zgłoszenia.
6.1.10. Zgłoszenie naruszenia może być dokonane tylko w dobrej wierze, tj. odnosić się do rzeczywistych zdarzeń mogących stanowić naruszenie. Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze odnoszące się do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, z zachowaniem należytej staranności i gwarancją braku możliwości uzyskaniu dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz gwarantują ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.
6.2 INFORMACJE ZWROTNE
6.2.1 Po otrzymaniu zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej procedurze, sygnalista będzie informowany o:
6.2.1.1. przyjęciu zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu, w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia jego otrzymania zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 1 - F-P/ADM-027-01 do niniejszej procedury;
6.2.1.2. wynikach postępowania, w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
6.2.2. Jeżeli zgłoszenie zostało odrzucone, Koordynator ds. Naruszeń w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w ppkt. 6.2.1.1., przedstawia powód odrzucenia zgłoszenia.
6.2.3. W przypadku stwierdzenia naruszenia, Koordynator ds. Naruszeń w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w ppkt. 6.2.1.2, dodatkowo przekazuje informacje o wynikach przeprowadzonego postępowania oraz podjętych działaniach następczych.
6.2.4. W przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, wyżej wskazany 3 miesięczny termin na przekazanie informacji dot. wyników postępowania, o którym mowa jest powyżej w ppkt. 6.2.1.2., liczy się od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
6.2.5. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z osobą zgłaszającą z powodów nie leżących po stronie Spółki, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych, odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń.
6.3. POUFNOŚĆ INFORMACJI
6.3.1. Spółka zapewnia adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne zapewniające poufność tożsamości sygnalisty, osoby której zgłoszenie dotyczy, a także innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub których dane osobowe zostały uzyskane w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności osób pomagających w zgłoszeniu, świadków naruszenia, osób powiązanych z sygnalistą.
6.3.2. Poufnością objęte są także informacje uzyskane w procesie obsługi zgłoszenia naruszenia, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób wskazanych powyżej.
6.3.3. Zarząd Spółki udziela dostępu do danych osobowych oraz informacji wskazanych w zgłoszeniu wyłącznie osobom, które zostały do ich przetwarzania upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
6.3.4. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej wyraźnej zgody.
6.3.5. Spółka może ujawnić dane sygnalisty bez wyraźnej zgody w przypadku ujawnienia ich:
6.3.5.1. właściwym organom publicznym lub sądom, kiedy ujawnienie tych danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez te organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie;
6.3.5.2. innym osobom powołanym przez Koordynator ds. Naruszeń do wyjaśniania zgłoszenia, jeżeli będzie to konieczne i proporcjonalne dla wyjaśnienia sprawy.
6.3.6. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może skutkować wszczęciem postępowania prawno-dyscyplinarnego wobec osoby, która dopuściła się takiego naruszenia.
6.4. SPOSÓB ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ
6.4.1. Po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia Koordynator ds. Naruszeń przeprowadza wstępną weryfikację zgłoszenia w następującym zakresie:
6.4.1.1. czy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę, która uzyskała informację na temat naruszenia w kontekście związanym w pracą, zgodnie z pkt. 3.2. niniejszej procedury;
6.4.1.2. czy zgłoszenie zawiera informacje umożliwiające ustalenie tożsamości osoby zgłaszającej naruszenie;
6.4.1.3. czy zgłoszenie może dotyczyć co najmniej jednego z naruszeń określonych w pkt 3.1. niniejszej procedury;
6.4.1.4. czy zgłoszenie zawiera niezbędne informacje do jego rozpatrzenia.
6.4.2. Po dokonaniu wstępnej weryfikacji Koordynator ds. Naruszeń przesyła w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia informację zwrotną dotyczącą przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia, na zasadach określonych w rozdziale 4 niniejszej procedury.
6.4.3. Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia, o której mowa powyżej w pkt 6.4.1. nie wykaże żadnych braków formalnych, Koordynator ds. Naruszeń przekazuje zgłoszenie do dalszego rozpatrzenia przez Komisję Wyjaśniającą na zasadach określonych w rozdziale 6.5. niniejszej procedury.
6.5. KOMISJA WYJAŚNIAJĄCA
6.5.1.Koordynator ds. Naruszeń ma uprawnienie do tworzenia Komisji Wyjaśniającej. Komisja ta składać się będzie z osób posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie, które umożliwią efektywne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i naprawczego.
6.5.2. Dla zapewnienia niezależności i obiektywizmu, skład Komisji Wyjaśniającej powinien być co najmniej 3-osobowy, przy czym jednym z członków Komisji jest Koordynator ds. Naruszeń.
6.5.3.Jeżeli okoliczności zgłoszenia naruszenia będą tego wymagały, skład Komisji może zostać zmieniony lub rozszerzony o osoby, w tym zewnętrznych ekspertów, których obecność w Komisji Wyjaśniającej jest niezbędna do dokonania prawidłowej oceny zgłoszonego naruszenia oraz podjęcia odpowiednich działań następczych.
6.5.4.Członkiem Komisji nie mogą być osoby, gdzie istnieje wysokie ryzyko braku obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia, w tym w szczególności:
6.5.4.1. sygnalista;
6.5.4.2. osoba, której dotyczy zgłoszenie;
6.5.4.3. osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
6.5.4.4. osoba powiązana z sygnalistą.
6.5.5. Koordynator ds. Naruszeń przed powołaniem członków do Komisji, upewnia się co do ich obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia.
6.5.6. Przed dopuszczeniem członków Komisji do sprawy, każda z tych osób:
6.5.6.1. podpisuje oświadczenie o bezstronności, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 2- F-P/ADM-27-2 do niniejszej procedury;
6.5.6.2. podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą procedurą, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 - F-P/ADM-27-3 do niniejszej procedury;
6.5.6.3. podpisuje oświadczenie o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonego postępowania, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 4 - F-P/ADM-27-4 do niniejszej procedury.
6.5.7. Dodatkowo, przed dopuszczeniem członków Komisji do sprawy, Koordynator ds. Naruszeń na podstawie pełnomocnictwa Zarządu Spółki upoważnia członków Komisji do przetwarzania danych osobowych na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i naprawczego.
6.5.8. Koordynator ds. Naruszeń zobowiązany jest do skompletowania i zarchiwizowania dokumentów, o których mowa powyżej w pkt 6.5.6 oraz 6.5.7.
6.5.9. W przypadku powzięcia informacji, iż w trakcie prowadzonego postępowania istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do obiektywności i bezstronności członka Komisji Wyjaśniającej, członek taki jest niezwłocznie wyłączany przez Koordynatora ds. Naruszeń z dalszego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania wraz z uzasadnieniem powodu odsunięcia członka Komisji Wyjaśniającej.
6.5.10. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej w pkt 6.5.9, Koordynator ds. Naruszeń może wyznaczyć innego członka Komisji Wyjaśniającej.
6.6. POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE I NAPRAWCZE
6.6.1. Komisja Wyjaśniająca dokonuje bez zbędnej zwłoki czynności mające na celu zapoznanie się z treścią zgłoszenia, ustalenie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz ustalenie podstaw do dalszego rozpoznania treści zgłoszenia w toku postępowania wyjaśniającego.
6.6.2. Postępowanie wyjaśniające ma na celu wyjaśnienie wszelkich okoliczności związanych ze zgłoszeniem, głównie zgromadzenie niezbędnej dokumentacji, zebranie i ocenę materiałów dowodowych w sprawie, przesłuchanie świadków.
6.6.3. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią otrzymanego zgłoszenia nieprawidłowości Komisja Wyjaśniająca stwierdzi, iż ze względu na skomplikowany charakter zgłoszenia istnieje potrzeba włączenia do udziału w postępowaniu wyjaśniającym dodatkowych osób, Komisja może powołać ekspertów lub specjalistów w odpowiednich dziedzinach. Dołączenie dodatkowych osób powinno odbywać się w sposób zapewniający obiektywizm i kompetencję w procesie wyjaśniania zgłoszenia, a ich udział powinien być odpowiednio udokumentowany w protokołach dochodzenia. Dodatkowo, Koordynator ds. Naruszeń zobowiązany jest do skompletowania i zarchiwizowania dokumentów, o których mowa w pkt 6.5.6 oraz 6.5.7.
6.6.4. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze oraz uzyskane informacje są wystarczające do dalszej oceny zgłoszenia, Komisja Wyjaśniająca podejmuje czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie rzeczywistych okoliczności zgłoszonego naruszenia oraz podejmuje stosowne działania następcze.
6.6.5. Jeżeli to konieczne, Komisja Wyjaśniająca poprzez Koordynator ds. Naruszeń może:
6.6.5.1. zwracać się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych informacji lub dostarczenie dodatkowych dowodów potwierdzających zdarzenie będące przedmiotem zgłoszenia;
6.6.5.2. zwracać się do innych osób mogących mieć wiedzę na temat zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji;
6.6.5.3. zwracać się do osób wskazanych jako sprawcy zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji.
6.6.6. Wszelkie działania mające na celu uzyskanie dodatkowych informacji od osób wskazanych w ppkt 6.6.5 prowadzone są w sposób zapewniający poufność informacji, o której mowa w rozdziale 8 niniejszej procedury.
6.6.7. Komisja Wyjaśniająca odstępuje od postępowania wyjaśniającego w następujących przypadkach:
6.6.7.1. podane w zgłoszeniu informacje są niewystarczające i nie udało się uzyskać od osoby zgłaszającej dodatkowych informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
6.6.7.2. ustalono, iż zgłoszenie zostało dokonane w złej wierze.
6.6.8. Jeżeli Komisja Wyjaśniająca w trakcie prowadzonych czynności potwierdzi zasadność zgłoszenia naruszenia, wydaje rekomendacje dotyczące działań naprawczych lub zapobiegawczych mających na celu naprawienie istniejącej sytuacji będącej przedmiotem zgłoszenia lub podejmuje działania eliminujące podobne zdarzenia w przyszłości. Działania te mogą polegać w szczególności na:
6.6.8.1. wszczęciu postępowania dyscyplinarnego względem osób, które dopuściły się naruszenia, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi;
6.6.8.2. modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przyszłości podobnych naruszeń, wzmocnienie kontroli oraz poprawę systemów prewencji;
6.6.8.3. dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości Pracowników w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;
6.6.8.4. zmianie częstotliwości audytów obszaru, którego przedmiotowo dotyczyło zgłoszenie w celu monitorowaniu skuteczności wdrożonych działań naprawczych;
6.6.8.5. zmianach strukturalnych i przesunięciach kompetencji mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowo dotyczyły zgłoszenia oraz ciągłe doskonalenie organizacji w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami, itp.
6.6.8.6. podjęciu odpowiednich środków prawnych (w zależności od charakteru zdarzenia i jego kontekstu), w tym na ewentualnych działaniach procesowych, zapewniających skuteczną ochronę praw i interesów Spółki.
6.6.9. Jeśli w wyniku prowadzonego postępowania Komisja Wyjaśniająca stwierdzi, iż naruszenie może mieć znamiona przestępstwa, podejmuje decyzję o zgłoszeniu podejrzenia popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania.
6.6.10. W przypadku, gdy proponowane działania naprawcze wymagają zatwierdzenia przez Zarząd Spółki, Koordynator ds. Naruszeń przedstawia Zarządowi do akceptacji kompleksowy plan działań naprawczych. Przedstawienie planu działań naprawczych odbywa się z zachowaniem pełnej poufności informacji, zgodnie z wymogami określonymi w rozdziale 6 niniejszej procedury.
6.6.11.Zarząd Spółki dokonuje dokładnej oceny przedstawionego planu działań naprawczych. W oparciu o analizę, Zarząd podejmuje decyzję o akceptacji, odrzuceniu lub modyfikacji planu działań naprawczych.
6.7.DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWANIA
6.7.1. Działania Komisji Wyjaśniającej powinny być udokumentowane. W szczególności dokumentacja powinna obejmować:
6.7.1.1. korespondencję elektroniczną i tradycyjną;
6.7.1.2. notatki, np. ze spotkań Komisji, z przeprowadzonych rozmów;
6.7.1.3. raporty;
6.7.1.4. ewidencje;
6.7.1.5. dokumentację zdjęciową;
6.7.1.6. pozostałe udokumentowane informacje uzyskane w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego.
6.7.2. Komisja Wyjaśniająca zobligowana jest także do sporządzenia protokołu zawierającego w szczególności:
6.7.2.1. szczegółowy opis naruszenia;
6.7.2.2. wskazanie przepisów, norm lub standardów, które zostały naruszone;
6.7.2.3. opis przeprowadzonych czynności wyjaśniających;
6.7.2.4. plan działań naprawczych wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji oraz osób lub komórek organizacyjnych Spółki odpowiedzialnych za ich wykonanie.
6.7.3. Protokół, o którym mowa w pkt 6.7.2. ma formę pisemną, w tym formę elektroniczną.
6.7.4. Dokumentacja, o której mowa w pkt 6.7.1. oraz 6.7.2. przechowywana jest przez Koordynator ds. Naruszeń przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
6.7.5. Akta sprawy, o których mowa w pkt 6.7.4. przechowywane są z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poufność, integralność i dostępność informacji w niej zawartych.
6.8. REJESTR ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ
6.8.1.Każde zgłoszenie naruszenia, podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu postepowania wyjaśniającego.
6.8.2. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru jest Koordynator ds. Naruszeń.
6.8.3. W Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych gromadzi się w szczególności następujące dane:
6.8.3.1. unikalny numer sprawy;
6.8.3.2. przedmiot naruszenia;
6.8.3.3. dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
6.8.3.4. adres do kontaktu zgłaszającego;
6.8.3.5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6.8.3.6. informację o podjętych działaniach następczych;
6.8.3.7. datę zakończenia sprawy.
6.8.4. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych może być prowadzony w formie pisemnej, w tym formie elektronicznej.
6.8.5. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych przechowywany jest w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności i dostępności informacji w nim zawartych.
6.8.6. Koordynator ds. Naruszeń dokonuje wpisów rejestrze w sposób rzetelny, odzwierciedlający faktyczny przebieg czynności podjętych w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia.
6.8.7. Dane zawarte w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych dotyczące danego zgłoszenia przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
6.8.8. W przypadku zgłoszeń odrzuconych, dane te są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zgłoszenie zostało odrzucone.
6.9. OCHRONA SYGNALISTY
6.9.1. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
6.9.2. Spółka podejmuje działania mające na celu ochronę sygnalistów oraz osób im pomagających lub osób z nimi powiązanych przed działaniami odwetowymi, w tym przed groźbami lub próbami podejmowania działań o charakterze represyjnym.
6.9.3. Sygnalista jest chroniony na mocy przepisów o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że miała ona uzasadnione przesłanki, aby sądzić, iż informacje będące przedmiotem zgłoszenia dotyczą interesu publicznego, są prawdziwe w momencie zgłoszenia i stanowią informację o naruszeniu prawa.
6.9.4. Zgłoszenia dokonane w złej wierze nie będą rozpatrywane zgodnie z niniejszą procedurą, a osoba dokonująca takiego zgłoszenia nie będzie objęta ochroną, o której mowa w punkcie 6.9.3. Wyłączenie ochrony dotyczy również odpowiednio osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych wspierających zgłaszającego lub z nim powiązanych, w szczególności będących jego własnością lub zatrudniających zgłaszającego.
6.9.5. Zabronione działania odwetowe obejmują w szczególności:
6.9.5.1. zwolnienie;
6.9.5.2. zawieszenie;
6.9.5.3. przymusowy urlop bezpłatny;
6.9.5.4. degradację, wstrzymanie awansu;
6.9.5.5. przekazanie obowiązków, zmianę miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmianę godzin pracy;
6.9.5.6. wstrzymanie szkoleń;
6.9.5.7. negatywną ocenę wyników, negatywną opinię o pracy;
6.9.5.8. zastosowanie środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary (w tym finansowej);
6.9.5.9. przymus, zastraszenie, mobbing, wykluczenie;
6.9.5.10. dyskryminację, niekorzystne traktowanie;
6.9.5.11. odmówienie zawarcia umowy na czas nieokreślony;
6.9.5.12. nieprzedłużenie lub wcześniejsze rozwiązanie umowy;
6.9.5.13. naruszenie dobrego imienia;
6.9.5.14. stratę finansową, stratę gospodarczą, utratę dochodu;
6.9.5.15. umieszczenie na czarnej liście w ramach porozumienia sektorowego lub branżowego;
6.9.5.16. wcześniejsze rozwiązanie umowy o świadczenie usług;
6.9.5.17. odebranie licencji lub zezwolenia;
6.9.5.18. skierowanie na badania psychiatryczne lub lekarskie, itp.
6.9.6. Osoby objęte ochroną, które doświadczą jakichkolwiek form działania odwetowego w związku z dokonanym zgłoszeniem, zgłaszają ww. działania odwetowe bezpośrednio do Koordynatora ds. Naruszeń.
6.9.7.W przypadku stwierdzenia podjęcia działań odwetowych w związku ze zgłoszonym naruszeniem względem osób objętych podmiotowo niniejszą Procedurą, Spółka podejmuje niezwłocznie działania dyscyplinujące względem osoby lub osób, które dopuściły się ww. działań odwetowych.
6.10.ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ZGŁOSZENIA W ZŁEJ WIERZE
6.10.1. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
6.10.2. Dokonywanie zgłoszeń w złej wierze jest także zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
6.10.3.Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od zgłaszającego w złej wierze.
6.11.ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE
6.11.1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
6.11.2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do właściwego dla danej kategorii naruszenia organu publicznego.
6.11.3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich w przypadku, w którym Sygnalista nie może określić organu publicznego właściwego do przyjęcia zgłoszenia.
6.11.4. Zgłoszenia zewnętrznego, dotyczącego przestępstwa, dokonuje się Policji.
6.11.5. Zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszenia prawa można dokonać także do prokuratora w zakresie stosowania aktów Unii Europejskiej, interesów finansowych Unii lub podatku od osób prawnych, które może stanowić przestępstwo:
6.11.5.1. przeciwko interesom finansowym Unii Europejskiej;
6.11.5.2. związane z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych;
6.11.5.3. dotyczące mienia wielkiej wartości, grożące szkodą wielkiej wartości lub taką szkodę powodujące;
6.11.5.4. łapownictwa i płatnej protekcji;
6.11.5.5. prania pieniędzy;
6.11.5.6. fałszowania oraz obrotu fałszywymi pieniędzmi, środkami lub instrumentami płatniczymi;
6.11.5.7. fałszowania faktur oraz posługiwania się takimi fakturami.
6.12. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
6.12.1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia jest Centrum Medyczne SANITAS Sp. z o. o.
6.12.2. Dane osobowe sygnalisty oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dane osobowe zostały pozyskane w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z obowiązującymi w organizacji wewnętrznymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych.
6.12.3. Administrator będzie przetwarzał dane osobowe osób wskazanych w pkt 6.12.2. w celach określonych w przepisach prawa, na podstawie: obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 lit. c RODO).
6.12.4. Dane osobowe osób wskazanych w pkt 6.12.2. będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku z przyjętym zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami, a w przypadku zgłoszeń, które nie było dalej procedowane ze względu na braki formalne, dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia.
6.12.5. Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu innym podmiotom, chyba że za jej wyraźną zgodą.
6.12.6. Zapisu pkt 6.12.5. nie stosuje się w przypadku, w którym ujawnienie danych zgłaszającego jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6.12.7. Każda osoba, której dane osobowe zostały pozyskane w ramach prowadzonego postępowania ma prawo żądania dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymywania ich kopii, a także prawo do żądania sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo do wycofania zgody w każdym momencie, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
6.12.8. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu (w tym profilowaniu), ani nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
7. DOKUMENTY ZWIĄZANE
7.1. Regulamin Ochrony Danych Osobowych w Centrum Medycznym SANITAS Sp. z o. o.
Treść niniejszej Procedury została opracowana po konsultacjach z przedstawicielem osób świadczących pracę w Centrum Medycznym „SANITAS” sp. z o.o., o którym mowa w przepisie art. 24 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928).
Data obowiązywania: 23.09.2024 r.
